11.02.2014

Die Personalpolitik ist eine Zeitbombe der Berliner Landespolitik

Die Personalpolitik ist eine der großen Zeitbomben der Berliner Politik und eines der großen strategischen Probleme der nächsten Jahre. Die Handlungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung ist akut bedroht. Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hat dazu seit Jahren immer wieder entsprechende Anträge gestellt, die aber sowohl von der rot-roten, wie auch von rot-schwarzen Regierungskoalition ignoriert wurden.

Die Debatte in Berlin dreht sich nur um Stellenzahlen, das Problem ist aber viel tiefergehender. Wir können froh sein, wenn wir die Zielzahl von 100.000 in den nächsten Jahren auch nur annähernd erfüllen können.

Entscheidend in der Debatte sind nicht die Zahlen sondern die Fragen der Rahmenbedingungen: Wenn jetzt versucht wird, das Thema Personal auch über den Innenausschuss zu setzen, ist das ein Experiment. Bisher verweigert sich die zuständige Senatsinnenverwaltung und auch der Innenausschuss dem Thema.

Der SPD-Fraktionsvorsitzende Saleh dazu in der Berliner Morgenpost der letzten Wochen: „Die Senatskanzlei wurde mittlerweile zur Koordination eingeschaltet, um das Verfahren zu beschleunigen. Personal ist Aufgabe der Innenverwaltung. Die Finanzverwaltung ist ein wichtiger Zuarbeiter.“

Dies ist eine richtige Beschreibung der Zuständigkeiten, doch nicht der Realität. Auch die SPD-Fraktion hat sich dieser Realität bisher verweigert.

Das wird auch in der Relevanz des Themas in den Ausschüssen deutlich: Der Hauptausschuss hat einen eigenen Unterausschuss, diskutiert wird jedoch oft im Hauptausschuss. Im Innenausschuss gab es hingegen in dieser Wahlperiode nur eine ernstzunehmende personalpolitische Debatte. Auch dies trägt zur Verengung der Debatte auf Stellenzahlen bei.

Mein Bestreben in der Debatte wird sein, die inhaltlichen Fragen an der Stelle zu beraten, wo sie hingehören.

Die Dimension des Personalproblems

104.692 Stellen gab es im Januar 2013 insgesamt in der Landesverwaltung, davon 83.784 in der Hauptverwaltung (HV) und 20.944 in der Bezirksverwaltung (BV). Von den MitarbeiterInnen scheiden bis 2019 altersbedingt 28.795 aus, davon 22.646 in der HV und 6.149 in der BV. Also können wir davon ausgehen, dass inklusive derjenigen, die aus anderen Gründen den Landesdienst verlassen, ungefähr 35.00 bis 40.000 MitarbeiterInnen gehen werden. Die Neubesetzungsketten, die dadurch entstehen, führen dazu, dass innerhalb der nächsten 5 Jahre mindestens 200.000 Stellen neu besetzt werden müssen.

Besetzungsverfahren

Aktuell dauert ein Besetzungsverfahren im Schnitt über 6 Monate - rechtliche Rahmenbedingungen und Verfahrensabläufe und unklare Abgrenzung zwischen Fachverwaltung und Servicebereichen sind dafür die Hauptursache. Ein riesiges Problem ist die Haltung der Personalservicebereiche, grundsätzlich die Bewertung der Stellen innerhalb des Neubesetzungsverfahrens zu überprüfen. Dies führt im Einzelfall zu Verfahrensdauern von bis zu 12 Monaten. Dieses Verfahren muss umgehend massiv verkürzt werden, wenn die kommenden Aufgaben allein schon in ihrer Anzahl erfüllbar sein sollen.

Gesundheitsförderung und Motivation

Bundesweit gibt es viele Untersuchungen zum Themenkomplex Gesundheit, Arbeitsmotivation und Effektivitätssteigerung in der Arbeitswelt und im öffentlichen Dienst (ÖD) im Besonderen.

Gutachten Badura Uni Bielefeld: Die krankheitsbedingte Abwesenheit im öffentlichen Dienst ist deutlich höher als in vielen anderen Bereichen. Es wäre aber verkürzt die Fragestellung nur unter Beachtung der Fehlzeiten zu betrachten.

In dem Forschungsprojekt „Unternehmenskultur, Arbeitsqualität und Mitarbeiterengagement in den Unternehmen in Deutschland“ (Hauser 2010) wurde deutlich herausgearbeitet, dass die Arbeitszufriedenheit in den öffentlichen Verwaltungen im Vergleich zu allen Arbeitgebern durchschnittlich, der Stolz auf den Arbeitsplatz und das eigene Engagement etwas unterdurchschnittlich sind. Als absolute Schwachstelle wurde die Unternehmenskultur der öffentlichen Verwaltung identifiziert.

Besonders evident sind die klaren Zusammenhänge zwischen Akzeptanz der Vorgesetzten und Wohlbefinden sowie von Zusammengehörigkeitsgefühl und Depression, sowie am stärksten zwischen Konfliktkultur und Krankheitssymptomen. (Badura, Sozialkapital,Grundlagen von Gesundheit und Unternehmenserfolg, 2008)

Die Dimension des Problems wird in einer Untersuchung von Baase (2008) beschrieben. Ausgehend von den Gesamtkosten durch gesundheitliche Beeinträchtigungen kommt diese zu dem Ergebnis, dass nur 11 Prozent der volkswirtschaftlichen Kosten durch die Behandlung der Krankheit entstehen, 8 Prozent Abwesenheit vom Arbeitsplatz, aber rund 80 Prozent durch den „Präsentismus“ entstehen (Baase 2006). Die reine Betrachtung der Fehlzeiten zeigt also nur die Spitze des Eisbergs. Wenn wir diese Zahl auch nur annähernd auf die Berliner Situation des öffentlichen Dienstes übertragen, würde das bedeuten, dass die durchschnittliche Effektivität der Mitarbeiter bei deutlich unter 50 Prozent der hundertprozentigen Arbeitsfähigkeit liegt. Diese ist nicht erreichbar, jeder hat mal eine Auszeit, starrt auf den Computer, ist aber im Kopf ganz woanders. Aber eine deutliche Effektivitätssteigerung wäre hier möglich, wenn die Rahmenbedingungen stimmen würden.

Entsprechende Untersuchungen für Berlin gibt es nicht.

Glaubwürdigkeit

Die Glaubwürdigkeit der Vorgesetzten, die Verlässlichkeit von Absprachen ist ein wesentliches Element der Motivationsförderung. Im ÖD gehören hierzu nicht nur die direkt Vorgesetzten, sondern das gesamte politische Umfeld. Die Glaubwürdigkeit der Politik und der Verwaltungsspitzen ist bei den MitarbeiterInnen ziemlich auf dem Nullpunkt. Einen wesentlichen Anteil daran trägt der verlogene Umgang mit dem Problem zwischen Fachverwaltungen und Finanzverwaltung, die daraus resultieren, dass der Mut zu politischen Schwerpunktentscheidungen fehlt. Als Musterbeispiel dafür kann der Umgang mit dem Modellgesundheitsamt gelten.

sinnvolle und leistbare Arbeit

Aufgaben müssen leistbar sein. Nichts ist demotivierender als ständig vor einem sowieso nicht leistbaren Berg von Aufgaben zu stehen. Die Verweigerung der Politik mit dem Abbau von Stellen auch zu einer durchgreifenden Reduzierung von Aufgaben und zur Entschlackung von Abläufen zu kommen, stellt nun die meisten MitarbeiterInnen in die Situation, dass sie faktisch täglich entscheiden müssen, welche ihrer Aufgaben sie vernachlässigen oder liegenlassen. Die Verantwortung dafür – bis hin zu Regressfragen – tragen sie individuell. Das ist tödlich für die Arbeitszufriedenheit.
Es ist Aufgabe der Politik die Aufgaben zu reduzieren und dafür Sorge zu tragen, dass Aufgabenzuschreibung und Personalausstattung in einem realistischen Verhältnis zueinander stehen. Aufgabe der Verwaltungsspitzen ist es, die Abläufe zu straffen, zu entschlacken, zu vereinfachen. Beide – Politik und Verwaltungsspitzen – haben sich dieser entscheidenden Rolle bisher verweigert.

Neben der Frage der Leistbarkeit der Aufgaben steht die Sinnhaftigkeit in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Arbeitsmotivation.

Ein Beispiel: Im Bereich der Kitakostenstellen stehen in Berlin ca. 200 Stellen zur Verfügung. Etwa 30 Prozent der Arbeitszeit dieser MitarbeiterInnen wird für die vorgeschriebene jährliche Einkommensüberprüfung der Eltern aufgewandt. Die vom Senat dafür festgesetzten Daten stimmen leider nicht mit den Datenvorgaben der Steuerbehörden für die Steuerbescheide überein, sodass auf fast alle Anforderungen der Steuerbescheide die Antwort auf die noch ausstehende Bearbeitung durch das Finanzamt erfolgt und eine erneute Aufforderung einige Monate später unvermeidbar wird. Das ganze wurde sogar wissenschaftlich untersucht. Die Firma Semtation kommt in ihrem Gutachten für SenInn vom 4.10.12 zu dem Schluss:

"Der Zeitpunkt der Durchführung der Jahresüberprüfung wird durch das Tagesbetreuungskostenbeteiligungsgesetz (TKBG) geregelt und folgt nicht den Fristen des Fachverfahrens. Das Einholen benötigter Nachweise erfordert erhöhten Kommunikationsaufwand seitens der Sachbearbeitung.
Die Durchführung der Jahresüberprüfung der Kostenbeteiligung entspricht nicht den Fristen und Regelungen zur Lohn-/Einkommenssteuererklärung. Nach TKBG § 5 (2) hat die Über-prüfung einmal jährlich zu erfolgen. Dadurch kommt es oftmals zu erheblichem Zusatzaufwand in der Kommunikation mit den Antragstellern (mehrere Nachforderungen und Erinnerungen), um die notwendigen Einkommensnachweise zu erhalten."
(Prozessanalyse KitaGutscheinverfahren im Auftrag SenInn durch die Firma Semtation 4.10.2012)

Aus dieser Erkenntnis wird nun seit mehr als 15 Monaten keine Konsequenz gezogen. Von den MitarbeiterInnen wird dies nur noch als Desinteresse an ihrer Tätigkeit gewertet, die sie in diesem Teilbereich als völlig sinnlos ansehen.

Ähnlich verhält sich die Situation beim Stichwort Baustelleneinrichtung. Eine neue Vereinbarung zwischen den Bezirken und SenStadt definiert den erforderlichen Zeitablauf für die Bewilligung einer geplanten Baustelleneinrichtung durch die Verkehrslenkung Berlin (VLB) nunmehr auf 3-4 Monate, wenn es keine Probleme gibt. Damit werden die MitarbeiterInnen der bezirklichen Tiefbauämter zu monatelangem Stillstand bei den einzelnen Projekten gezwungen, was sich sehr demotivierend auswirkt. Gleichzeitig stellt sich bei der Betrachtung der einzelnen Arbeitsschritte bei mind. 50 Prozent der Arbeiten die VLB die Frage, ob daraus irgendeine Verbesserung der Planung resultieren kann.

Es gibt tausende solcher Vorgänge, um die sich niemand kümmert, die die MitarbeiterInnen aber vollkommen frustrieren.

Informationstechnik

In fast allen Arbeitsbereichen des öffentlichen Dienstes hat Informationstechnik Einzug gehalten. Leider wird sie von den MitarbeiterInnen häufig nicht als Entlastung empfunden, denn vielerorts, vor allem in den Bezirken, ist die Technik veraltet, der IT-Service unzureichend, die Einführung neuer Programme schlecht vorbereitet, hinkt dem eigenen Zeitplan hinterher und erfolgt oft ohne Einbindung der MitarbeiterInnen. Häufig gibt es technische Schnittstellenprobleme zwischen verschiedenen IT-Fachverfahren.

IT-Programme müssen Workflows tatsächlich verbessern und beschleunigen, Fortbildungen und Einführung müssten enger ineinandergreifen. Der öffentliche Dienst muss auf den Weg zum E-Government besser mitgenommen werden. Leider ist es so, dass sich die Politik und der Großteil des Spitzenpersonals im Senat für dieses Themenfeld überhaupt nicht interessieren und selbst im originär zuständigen Querschnittsausschuss für digitale Verwaltung ist das Interesse bei der Koalition hieran gleich Null. Dies zeigt sich exemplarisch bei der allgemeinen Rat- und Planlosigkeit zum Thema Einführung der elektronischen Aktenführung ("eAkte").

Personalführung

Es gibt keine Kultur der Qualifikation in Fragen der Personalführung. So ist es immer noch möglich Leitungsfunktionen mit Personen zu besetzen, die keine Qualifikationen in der Personalführung haben und diese werden ihnen auch nicht verpflichtend auferlegt.

Die eigentlich im Gesetz vorgeschriebenen jährlichen Vorgesetzten/Mitarbeitergespräche finden in der Regel nicht statt. Sie sind jedenfalls in der öffentlichen Verwaltung bisher nicht systematisch in die Abläufe eingebaut.

Wertschätzung

Das Gefühl in der eigenen Arbeit und auch als Person wertgeschätzt zu werden ist unabdingbar, um eine hohe Arbeitszufriedenheit und damit eine psychologische Barriere gegen Burn-out und Depression aufzubauen. Die Wertschätzung kann auf vielen Ebenen erfolgen und ist eng mit Fragen der Personalführung verbunden. Dazu gehören aber auch Fragen der Ausstattung und der Räume. Wenn um jeden Bleistift gekämpft werden muss, wenn Abrechnungen von Dienstfahrten und Handy eher in einer Misstrauenskultur stattfinden, wenn ernsthaft um Dienstfahrscheine gestritten werden muss, Räume in einem verlotterten Zustand sind und die nächste Teeküche zwei Etagen tiefer über ungeheizte Flure erreichbar ist, dann sind das Zustände, die nicht das Gefühl der Wertschätzung der eigenen Arbeit hervorrufen.

 

Nach den oben zitierten Untersuchungen wären dieses Hauptursachen für „Präsentismus“ und Ausfälle.

Das Verständnis von Gesundheitsförderung in der Verwaltung

Wenn man aber das Verständnis der Senatsverwaltungen zum Thema Gesundheitsförderung sieht, dann geht dieses völlig am Thema vorbei und setzt stattdessen auf einfachste Modelle der Verhaltensprävention für die MitarbeiterInnen. Ausgerechnet die Gesundheitsverwaltung beschreibt Ihre Aufgaben wie folgt:

„In diesem Sinne liegt der Fokus bei (Einzel-)Maßnahmen der gesundheitlichen Prävention und des Gesundheitsverhaltens, als maßgebliche Faktoren für eine individuelle Ressourcenstärkung... Dort, wo es möglich ist, werden Angebote wie etwa Gymnastik, Nordic-Walking-Gruppen, Massagen usw. angeboten. Dieses Angebot wird von Seiten der Beschäftigten intensiv genutzt.“

Um in den nächsten Jahren überhaupt die Chance zu haben ausreichende Bewerbungen für die öffentliche Verwaltung zu erhalten, müssen aber auch die Rahmenbedingungen deutlich verbessert werden.

Der öffentliche Dienst muss Vorbild für Familienfreundlichkeit werden, dazu gehört auch die Möglichkeit der Heimarbeit.

Berlin ist im bundesweiten Ländervergleich mit weitem Abstand Schlusslicht in der Besoldung. Die Eingruppierung der MitarbeiterInnen ist in der Regel ein bis zwei Stufen unter den entsprechenden Eingruppierungen in anderen Bundesländern oder beim Bund. Den Vergleich zu den Gehältern in der Privatwirtschaft kann der ÖD zumindest in den qualifizierten Funktionen nicht bestehen.

Die Möglichkeiten der Flexibilisierung der Gehälter müssen endlich genutzt werden. Bisher wurde – seit 2 Jahren - die Möglichkeit des § 45 BBesG einer Zulage für befristete Funktionen in Berlin kein einziges Mal genutzt.Es müssen Rotationsmöglichkeiten in der Verwaltung geschaffen werden und die Rotation darf nicht als Bestrafung verstanden werden, sondern als Chance zur Weiterentwicklung aber auch zur Entlastung. 40 Jahre in der offenen Jugendarbeit oder im regionalen Dienst eines Jugendamtes können nicht ohne Auswirkungen auf die eigene Psyche bleiben.

Zu guter Letzt muss geklärt werden, wie mit neuen MitarbeiterInnen umgegangen wird.

Der Senat hat sich wie folgt festgelegt: „Ziel ist es, grundsätzlich die Berliner Verwaltung durch selbst ausgebildeten und qualifizierten Nachwuchs für die Anforderungen der Zukunft zu rüsten. Die dauerhafte Übernahme von ausgebildeten Dienstkräften wird gefördert.“ Natürlich muss ein Großteil der benötigten neuen MitarbeiterInnen auch im öffentlichen Dienst ausgebildet werden, dies gilt insbesondere für die klassischen Verwaltungsbereiche. Es sollte aber auf jeden Fall auch die Chance genutzt werden insbesondere mittlere Leitungsfunktionen mit erfahrenen und qualifizierten Menschen von außen zu besetzen. Um eingefahrene Wege aufzubrechen, ist dies unverzichtbar. Dies ist auch aus generativen Gründen notwendig, denn faktisch die gesamten Leitungsbereiche gehen in den nächsten Jahren in Pension und durch die Einstellungspolitik der letzten 15 Jahre gibt es nur sehr wenige Nachwuchskräfte. Aber auch für die selbst ausgebildeten neuen MitarbeiterInnen braucht es Modelle einer sinnvollen Integration in die Arbeit. Sie einzeln in bestehende Arbeitseinheiten mit ihren eingefahrenen Strukturen einzugeben, dürfte oftmals nicht der beste Weg sein. Die Integration in neu aufzulegende Modelle der Projektarbeit könnte hier Abhilfe schaffen und würde gleichzeitig das Instrument der Projektarbeit im ÖD stärken.

Unter den veränderten Rahmenbedingungen des öffentlichen Dienstes ist die Aufgabenerfüllung nur mit hochmotivierten, flexiblen und gut ausgebildeten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu leisten. Es wird höchste Zeit dafür die Bedingungen zu schaffen. Wenn dies nicht endlich von Verwaltungsspitzen und Politik als gemeinsame Aufgabe konzentriert angegangen wird, droht dem ÖD in Berlin das völlige Ausbluten.

NTC Test schrieb am Dienstag, 11.02.14. 11:42:
test
Testa schrieb am Dienstag, 11.02.14. 15:27:
test
NTC Test schrieb am Dienstag, 11.02.14. 15:37:
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